RESMİ YAZIŞMA
Resmİ yazIŞmalarda
uygulanacak esas ve usuller
Yönetmeliğin Amacı
Yönetmelikte Yer almakta Olan Bazı Tanımlar
RESMİ YAZILARIN BÖLÜMLERİ
Resmi Yazışmalarda Başlık
Resmi Yazışmalarda Sayı Ve Evrak
Kayıt Numarası
Resmi Yazışmalarda Tarih
Resmi Yazışmalarda Konu
Resmi Yazışmalarda Gönderilen Makam
Resmi Yazışmalarda İlgi
Resmi Yazışmalarda Metin
Resmi Yazışmalarda İmza
Resmi Yazışmalarda Onay
Resmi Yazışmalarda Ekler
Resmi Yazışmalarda Dağıtım
Yazının Diğer Bölümler
Resmİ yazışmalarda uygulanacak esas ve usuller hakkında yönetmelik
Bu başlık altında resmi yazışmalarda
uygulanacak esas ve usuller incelenecektir.
Yönetmeliğin bir bütünlük içinde ele
alınması gerekmekle birlikte, önemli ve vurgulanmasında yarar görülen hususlar
özetlenerek anlatılmaktadır. Bu konuyu inceleyenlerin öncelikle yönetmeliğin
bütününü incelemelerinde yarar görülmektedir.
Yönetmeliği bu çerçevede irdelemek
ve tartışmak gerekirse; bu düzenlemenin amaç maddesinde de belirtildiği üzere
resmi yazışmalarda belli bir standardın oluşması bilgi alışverişinin sağlıklı
hızlı ve etkili bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.
Bu bakış açısıyla yönetmelik
hakkında özet bilgiler vermeye çalışacağız.
Bu Yönetmeliğin Amacı
Resmî
yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve
güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.
Bu
Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Bu Yönetmelikte Yer Almakta Olan Bazı Tanımlar
Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek
ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge,
resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
Resmî belge:
Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle
iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya
sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,
Resmî bilgi:
Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle
iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları,
gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,
Elektronik ortam:
Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik
araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,
Elektronik belge:
Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,
Dosya planı:
Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,
Yazı alanı:
Yazı kâğıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak
düzenlenen alanı,
Güvenli elektronik
imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin
tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan,
nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve
imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp
yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, ifade etmektedir.
Yazışmalar yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de
gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen
işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmi yazı ile teyidinin
yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri
dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli
durumlarda, gelen yazı kâğıda dökülerek de işleme alınır.
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak
düzenlenir.
Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda
kağıt kullanılır.
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı
tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz
gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu
kullanılabilir.
RESMİ YAZILARIN BÖLÜMLERİ
Resmi
Yazışmalarda Başlık
Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür.
Bu bölümde amblem de yer alabilir.
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.
İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve
kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı
küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı
geçemez.
Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında
kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak
düzenlenir.
Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge
teşkilatı olduğu yazılır.
Resmi
Yazışmalarda Sayı ve Evrak Kayıt Numarası
Dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık
aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra
yazılır.
Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama
sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.
Resmi
Yazışmalarda Tarih
Gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.
Resmi
Yazışmalarda Konu
Sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra,
başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde
yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.
Resmi
Yazışmalarda Gönderilen Makam
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların
bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kâğıdı ortalayacak biçimde büyük
harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği
yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık
bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra
ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Resmi
Yazışmalarda İlgi
Yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya
bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki
aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler
yanlarına ayraç işareti ")" konularak kullanılır.
İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak
belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre
yazılır.
Resmi
Yazışmalarda Metin
Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.
Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden
başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır
aralığı boşluk bırakılır.
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile
yazılır.
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı
düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara
dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde
bitirilir.
Resmi
Yazışmalarda İmza
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak
yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en
sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam
sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından
imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda
olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Resmi
Yazışmalarda Onay
Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve
yetkili makam tarafından onaylanır.
Resmi
Yazışmalarda Ekler
Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin
altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı
alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.
Resmi
Yazışmalarda Dağıtım
Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin
protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra
uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:"
yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler
ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği"
kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği"
kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi" kısmı yoksa kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM" başlığının altına yazılır.
Yazının
Diğer Bölümleri
Paraf, Koordinasyon, Adres, Gizli Yazılar, İvedi ve Günlü Yazılar,
Tekit Yazısı , Sayfa Numarası, Aslına Uygunluk Onayı.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder